МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ
ШЕСТОГО СОЗЫВА ВНУТРИГОРОДСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПОСЁЛОК МОЛОДЁЖНОЕ
197729 Санкт-Петербург, п.Молодёжное, ул.Правды д.5, тел.\факс 433-25-96.
РЕШЕНИЕ
29.04.2020г. № 4-2
Об утверждении Положения об архиве внутригородского
муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное
В соответствии с п.п.25 п.2 статьи 4 Устава ВМО СПб п. Молодёжное, в целях формирования архивного фонда органов местного самоуправления внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное и совершенствования организации работы с документами, муниципальный совет внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное
РЕШИЛ:
- Утвердить Положение об архиве внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное, согласно приложению к данному решению..
- Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования .
- Контроль за исполнением настоящего решения возложить на Главу Муниципального образования п. Молодёжное И.А.Холодилову.
Глава ВМО СПб п.Молодёжное И.А.Холодилова.
Приложение к Решению МС ВМО СПб п. Молодёжное № 4-2 от 29.04.2020г.
«Об утверждении Положения об архиве внутригородского
муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное».
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга п.Молодёжное
- Общие положения
1.1 Документы, образующиеся в результате деятельности внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга п. Молодёжное, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются документами Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в государственной собственности.
1.2 В целях обеспечения сохранности, учёта, комплектования, использования, а также своевременного отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение в соответствии с правилами в Санкт-Петербургкое казённое государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее-ЦГА СПб) в муниципальном образовании создан архив, где законченные делопроизводством документы хранятся временно, до передачи в ЦГА СПб, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством РФ.
1.3 Архив не является самостоятельным подразделением, и ответственность за его состояние и ведение возлагается на секретаря экспертной комиссии.
1.3 Контроль за состоянием и деятельностью архива осуществляет глава Местной администрации. Организационно-методическое руководство деятельностью архива муниципального образования осуществляет ЦГА СПб.
1.4 Местная Администрация муниципального образования обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями, устанавливаемыми ст. 21 Федерального Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, производятся силами и за счёт средств муниципального образования.
1.5 За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица муниципального образования несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.6 В своей работе архив руководствуется:
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. , законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 г.;
Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента № 293 от 22.06.2016г.,
приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, утверждающим «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН»;
«Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённым приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. ;
распоряжением Правительства Санкт-Петербурга № 208-рп от 15.12.2005 г. «Об обеспечении сохранности архивных документов и подготовке к передаче их на государственное хранение»
правилами и инструкциями Федерального архивного агентства (Росархив);
указаниями и рекомендациями Архивного комитета Санкт-Петербурга, ЦГА СПб и настоящим Положением.
1.7 При смене лица, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии и утверждается главой Местной администрации.
2 . Состав документов архива
2.1 Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в результате деятельности муниципального образования.
2.2 Документы по личному составу муниципального образования.
2.3 Личные дела уволенных муниципальных служащих.
2.4 Законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного (75 лет) хранения по опеке и попечительству.
2.5 Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов (описи, перечни, исторические справки, картотеки, книги учёта).
2.6 Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, информационные и другие издания о деятельности муниципального образования, представляющие научно-практический интерес.
- Задачи архива
Основными задачами архива муниципального образования являются:
3.1 Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен в разделе 2 настоящего Положения.
3.2 Учёт, обеспечение сохранности и качества обработки документов, хранящихся в архиве.
3.3 Создание научно-справочного аппарата к документам архива.
3.4 Использование документов, хранящихся в архиве.
3.5 Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве муниципального образования в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».
3.6 Подготовка и своевременная передача документов муниципального образования на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством РФ.
- Функции архива
В соответствии с возложенными на него задачами, архив организации осуществляет следующие функции:
4.1 Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством упорядоченные документы муниципального образования.
4.2 Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов, регулярно проводит проверки наличия и состояния дел (не реже 1 раза в 5 лет). Обеспечивает рациональное размещение и режим хранения документов (температурно-влажностный и санитарно-гигиенический).
4.3. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива.
4.4 Организует использование документов:
- информирует руководство и служащих муниципального образования о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела и документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- ведет учёт использования документов.
4.5 Проводит экспертизу ценности документов, предаваемых в архив, представляет документы на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии.
4.6 Оказывает помощь в составлении номенклатуры дел муниципального образования.
4.7 Оказывает методическую и практическую помощь работникам муниципального образования в организации экспертизы документов в делопроизводстве, осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел.
4.8 Регулярно, не реже, чем раз в 3 года, представляет описи дел постоянного хранения, по личному составу и по опеке и попечительству на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии ЦГА СПб.
4.9 Подготавливает и в установленном порядке передает документы постоянного хранения и по личному составу в ЦГА СПб.
4.10 Осуществляет постоянную связь с ЦГА СПб по организационно-методическим и прочим вопросам.
- Права архива
Для выполнения своих задач архив имеет право:
5.1. Требовать от работников муниципального образования своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
5.2 Контролировать выполнение установленных правил работы с документами работниками муниципального образования.
5.3 Возвращать на доработку неправильно оформленные документы.
5.4 Запрашивать от работников муниципального образования сведения, необходимые для качественной работы архива.
5.5 Консультироваться с ЦГА СПб и Архивным комитетом Санкт-Петербурга по вопросам подготовки документов к передаче на государственное хранение.
5.6 В необходимых случаях привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов Архивного комитета и ЦГА СПб.
5.7 Требовать от руководства улучшения материально-технической базы архива, необходимой для его функционирования.
- Ответственность за ведение архива
Ответственный за ведение архива и глава Местной администрации несут ответственность за:
6.1 Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2 Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
6.3 Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.